امروزه با توجه به پیشرفت زندگی و  رو آوردن افراد به سبک زندگی  های مختلف  مشغله های کاری افراد بسیار بیش از پیش شده است که همین موضوع  مسئولیت ‌های مختلفی را در زندگی افراد  به وجود می آورد. در چنین شرایطی برای درست پیش رفتن کارها و دستیابی به هدف مورد نظر نیاز به برنامه ریزی جامع می باشد  با تقسیم کارها به قسمت‌ های کوچک تر می ‌توان تسلط بیشتری روی برنامه مورد نظر داشت تا به بهترین  نحو اجرا شود.
این تقسیم ‌بندی و زمان‌بندی نه تنها برای پروژه‌های شخصی و کوچک که برای پروژه‌های گروهی و بزرگ نیز بسیار مناسب و حائز اهمیت می باشد. چرا که نداشتن برنامه ریزی درست  از دلایل اصلی  رو یا رویی با شکست احتمالی در یک پروژه‌ی ساختمانی و عمرانی خواهد بود ، که عدم برنامه‌ ریزی و هدف ‌گذاری مرحله به مرحله دلیل مهم این  شکست می باشد.

اما واژه wbs  در پروژه های ساختمانی : این کلمه مخفف عبارت  Work Breakdown Structure   می باشد و به معنی ساختار شکست کار است. در واقع WBS  یک ساختار سلسله مراتبی می باشد  که پروژه را سطح به سطح به اجزای کوچک تر تقسیم می نماید تا  پروژه تحت کنترل و مدیریت خود قرار گیرد.

تنظیم WBS

ساختار شکست کار مفید به گونه ای است که موجب افزایش  خوانایی برنامه خواهد شد و استخراج اطلاعات کنترلی آن را هم ساده تر می نماید. ساختار شکست کار بازنمایی گستره (Scope) پروژه در برنامه زمان بندی و بسیاری دیگر از برنامه های مدیریت پروژه می باشد  و باید با دقت و توجه کافی تهیه گردد.

همانطور که گفته شد ساختار شکست کار ترجمه عبارت Work Breakdown Structure  است که با مخفف (WBS) معرفی می گردد. این موضوع  برای مدیران تازه کار می‌ تواند بیشتر گیج کننده باشد. اما لازم به ذکر این موضوع می باشد که  برخلاف نام و ترجمه آن، این مسئله ربطی به شکست ‌ها و روند نزولی کار یک پروژه نخواهد داشت  در واقع  با تقسیم یک فعالیت به دسته‌های جزئی و کوچک از شکست آن پروژه پیشگیری به عمل می آورد.

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

اساسا، ساختار شکست کار  “چگونگی انجام” پروژه را معین می نماید و هر آنچه در پروژه برای انجام آن  احتیاج است  در یک نمودار منفرد و قابل فهم  قابل مشاهده می باشد. هدف از این نمودار تجزیه فعالیت‌های پیچیده به عناصر مدیریتی کوچک تر و بیشتر می باشد اما  نکته مهمی که در این بحث وجود دارد  برخورداری از سه سطح تجزیه در ساختار شکست کار معمول می باشد . چنانچه که  پروژه‌ ها  بسیار پیچیده باشد ، ممکن است نیاز به سطح چهارم و حتی پنجم داشته باشد  ولی  برای بیشتر پروژه‌ها، سه سطح کافی می باشد.

هدف از تهیه WBS چیست؟

• استفاده از wbs   موجب می شود  تا با دقت بیشتری به تعریف و سازماندهی کل محدوده پروژه (Scope) رسیدگی کنیم ، هر سطح از این ساختار، اقلام قابل تحویل( Deliverables) یا اهداف پروژه را به تکه های مشخص تر و قابل اندازه گیری تجزیه می نماید .
• WBS  موجب می شود  تا بتوانیم مسئولیت ها را معین نماییم ، منابع مورد نیاز را برآورد و اختصاص دهیم و ضمن اینکه بتوانیم بر پروژه نظارت و کنترل  دقیق تر و بیشتر  داشته باشم.
• تهیه این ساختار به ما این اطمینان را می دهد که هیچ یک از تحویل شدنی های پروژه از قلم نیفتاده باشد و یا یک تحویل شدنی در چند قسمت از WBS  مشاهده نشود.
• WBS یکی از منابع کارآمد جهت بررسی ریسک های موجود در پروژه محسوب می شود.

نکات مهم در رابطه با ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی

• از آنجا که wbs اطلاعاتی از سطوح مدیریتی را در اختیار می گذارد  ، چنانچه از   تعداد سطوح کافی  برخوردار نباشد  فعالیت ‌ها برای یکپارچه سازی به مشکل بر می خورند.

ضمناً اگر تعداد سطوح زیاد باشد، زمانی بی حاصل صرف فعالیت‌ های کم اهمیت خواهد شد.

• کلمه “کار” در عبارت “ساختار شکست کار” شاید این معنا را انتقال دهد که  ساختار شکست کار درباره‌ی کار می باشد. ولی  باید این نکته را در نظر گرفت  که ساختار شکست کار در پروژه‌ ساختمانی از جنس محصول می باشد در واقع این موضع به این صورت است که هر کدام از عناصر آن یکی از تحویل ‌شدنی های پروژه می باشند.
• هر کدام از اجزای پروژه ساختمانی چون ؛ تخریب، خاکبرداری، احداث فونداسیون و اسکلت فلزی، تأسیسات برقی، تأسیسات مکانیکی، سفت کاری و نازک کاری باید ساختار شکست مخصوص به خود را داشته و . طبق آن اجرا شود تا نتیجه بخش باشد.
• ساختار شکست کار بایستی با موضوع و مفاد قرارداد منطبق باشد.
• Wbs باید تمام فعالیت‌ها را پوشش دهد.

نکته:

*آخرین سطح از WBS را بسته های کاری (Work Packages) می گویند ، یک بسته کاری با هزینه برآورد شده  و دارای زمانبندی باشد ضمن اینکه درآن  نظارت و کنترل به خوبی اجرا شود. اقلام قابل تحویل مختلف می توانند از  سطوح تجزیه متفاوتی برخوردار باشند، برای دستیابی  به یک بسته کاری،برخی از اقلام قابل تحویل باید فقط در یک مرحله تجزیه گردد، در حالی که برخی موارد دیگر ممکن است نیاز به  تجزیه بیشتری داشته باشند.

مثالی از ساختار شکست پروژه

فرض بر این بگذارید که  در پروژه فقط بخش اجرا به عهده شما باشد  بنابراین سطح اصلی و اول شما بخش اجرا می گردد ولی  در اینجا کامل ترین بخش را شرح می دهیم  که شامل ۴ بخش تجهیزات جراحی ترمیم و اجرا می باشد . مواردی که به بخش های کوچک تر تبدیل می شوند  اولین بخش مان تجهیز کارگاه می باشد  که به اینصورت بررسی می شود.

هر چیز کارگاه می تواند شامل دو بخش باشد :

1. تجهیزات اولیه
2. تجهیز مستمر

این دو بخش می تواند جزء سطر دوم WBS ما باشد حال ما از سطح دوم باید به سطح سوم برسیم یعنی اینکه این دو بخش را به بخش های کوچک تر تقسیم نماییم.

جزئیات اضافی در مورد WBS

در توضیح کلی کلمه wbs   قطعا با اصطلاحاتی  چون  “کار”، “تحویل شدنی” و “بسته کاری” رو به رو خواهید شد که هر کدام از واژه های از تعاریف متمایزی درزمینهٔ مدیریت پروژه تشکیل شده اند .

کار (Work):

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK   به این صورت  کار را تعریف می‌ کند، ” محصولات کاری که نتیجه تلاش می باشد  و نه خود تلاش.” به نوع دیگر “کار” نتیجه پایانی هر فعالیتی را معرفی می نماید. شاید میزان تلاش لازم برای گرفتن نتیجه کار کم یا زیاد شود، اما کار همیشه ثابت خواهد بود.

تحویل شدنی (Deliverable):

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK چنین توصیف می کند  که یک تحویل شدنی می ‌تواند ” هر نوع محصول (Product)، خدمت (Service) یا نتیجه (Result) منحصربه ‌فرد و قابل ‌تأیید باشد که باید برای تکمیل یک فاز یا پروژه صورت گیرد .” تحویل شدنی‌ها می‌توانند بسته به نوع پروژه و کارفرمای پروژه از تفاوت های زیادی برخوردار باشند.

بسته کاری (Work Package):

در واقع به طور کلی می توان گت که بسته کاری، خروجی‌ ای هست  که در پایین ‌ترین سطح WBS قرار  می گیرد.به عنوان نمونه  اگر می ‌خواهید یک دوچرخه بسازید،”صندلی دوچرخه” می ‌تواند یکی از بسته‌ های کاری این پروژه محسوب شود . تمام فعالیت هایی  که باید برای درست کردن این صندلی صورت گیرد  مانند بریدن چرم، شکل ‌دهی به اسفنج، ساختن قالب فلزی و…، همگی فعالیت ‌های این بسته کاری به شمار می روند.

نحوه تهيه WBS برای پروژه

روش تقسيم و تفكيك پروژه، روشي از بالا و پائين و از كليات به جزئيات می باشد که به طور سلسله مراتبی انجام می شود. در ابتدا باید كل يك پروژه (سطح اول) را به چندين بخش عمده عناصر سطح دوم تقسيم نمود. بعد از هر يك از عناصر سطح دوم را به‎ نوبه‎ خود، به چندين كار ديگر عناصر سطح سوم تفكيك کرد.

ريز كردن كارها در هر سطح بنا بر نياز يا تمايل به عناصر سطوح پائين‎تر ادامه داده می شود و در نهایت در جايي كه  سطح فعاليت نامیده می شود به اتمام می رسد. سطح فعاليت، همان‎گونه كه از نام آن مشخص است ، فعاليت‎ ها يا كوچكترين واحدهاي عملياتي پروژه را معین می نماید . فعاليت ‎هاي يك پروژه همواره در پائين‎ترين سطح نمودار كارهاي پروژه قرار ندارد.

انتخاب روش براي تهيه WBS به عوامل ريز بستگي دارد :

ماهيت، موضوع و اندازه پروژه

رويه ‎ها و موازين جاري سازمان پروژه

مهارت، تجربه و سليقه تيم برنامه‎ريزي پروژه

معیارهای انتخابی سطح شکست و نحوه ایجاد WBS

اولین قدم جهت تعریف WBS شناخت فعالیت های اجرایی پروژه می باشد. لیست فعالیت های پروژه باید به گونه ای باشد که توانایی  مدیریت، برنامه ریزی و کنترل بر روی آن موجود باشد.به نوعی  دیگر باید فعالیت های پروژه تا اندازه ای خرد و کوچک گردد که قابل کنترل و اندازه گیری باشد. فعالیت های پروژه را می توان با مطالعه اسناد مربوط به پروژه مانند قرارداد و نقشه های اجرایی تهیه نمود. البته بهتر است در تهیه WBS با افراد مسئول در پروژه مانند مدیر پروژه، رییس کارگاه، رییس دفتر فنی، مدیر اجرایی و … رایزنی نمود. در این خصوص مشاوره با افرادی که تجربه حضور  پروژه های همانند شرکت  وجود داشته اند می تواند مفید و راه گشا باشد.

بعد از آنکه فعالیت های اجرایی پروژه را تهیه نمودیم  نوبت به دسته بندی می باشد. این دسته بندی با روش های متفاوتی قابل اجرا می باشد. دسته بندی فعالیت ها معمولا بر اساس نوع فعالیت ها، ناحیه جغرافیایی انجام فعالیت ها و گروه های انجام دهنده فعالیت ها صورت می گیرد.

بهتر است WBS را ابتدا به صورت یک نمودار درختی رسم نمود و بعد از تکمیل، رفع نواقص و نهایی شدن وارد نرم افزار نمایید.در نهایت برای متمایز کردن فعالیت ها ، به هر فعالیت یک کد WBS اختصاص دهید . بدین صورت که از شماره سطح و ترتیب فعالیت در ساختار WBS بهره مند می شوید.

سخن پایانی

همانطور که گفته شد تعریف کلی wbs تجزیه سلسله مراتب تحویل کار، که توسط تیم پروژه برای تحقق اهداف پروژه و ایجاد محصولات قابل تحویل مورد نیاز مشتری، اجرا  می گردد. در واقع برای دستیابی بهتر و سریع تر به هدف وکار خود ، همواره نیازمند به یک برنامه مفید خواهید بود. Wbs  در واقع برنامه مشخص شده قبل از شروع پروژه می باشد که کار ها را از کل به  جز برنامه ریزی می کند. لازم به ذکر است چنانچه ساختار شکست به درستی انجام نشود پروژه با شکست مواجه خواهد شد.