09121001763

88259793

از 10 صبح تا 16

جستجو

قوانین حاکم بر مدیریت پیمان کدام اند؟

قوانین حاکم بر مدیریت پیمان کدام اند؟

قوانین حاکم بر مدیریت پیمان برای کسب و کار شما حیاتی است. قراردادها که از نظر قانونی الزام آور هستند، تعیین کننده روابط یک کسب و کار با سهامداران، ساختارهای قیمت گذاری، محدوده کار، حقوق و تعهدات، جدول زمانی پروژه ها، مفاد ضمانت، و غیره است. با توجه به اهمیت قراردادها، مدیریت قرارداد موثر است، چرا که می تواند عملکرد سازمان ها را به طور چشمگیری بهبود بخشد. به همین ترتیب، اگر مدیریت قرارداد شما بدون ساختار باشد، کسب و کار شما را به سمت ریسک های عملیاتی و مالی مختلفی سوق می دهد.

نقش مدیریت قرارداد نیز در حال تغییر است. دیگر فقط بایگانی مدارک نیست. مدیریت قرارداد مستلزم درک هر جنبه ای از چرخه عمر قرارداد برای استخراج بینش داده های معنی دار است. کسب و کارها درگیر مدیریت چرخه عمر قرارداد هستند تا عملکرد خود را هدایت کنند و بدانند چگونه می توانند بهتر به اهداف خود دست یابند. گزارش گارتنر اشاره کرده است که CLM از یک سیستم ثبت سوابق عملیاتی به یک سیستم اصلی در سطح سازمانی تبدیل می شود که ریسک تجاری، هزینه ها و پیگیری حداکثرسازی درآمد را بررسی می کند.

- مزایای مدیریت قرارداد

بیایید به برخی از مزایای مهم و قوانین حاکم بر مدیریت پیمان نگاه کنیم:

به عملکرد کسب و کار کمک می کند

مدیریت قرارداد کارآمد به ساده‌ سازی نحوه عملکرد سازمان کمک می‌کند. انتظارات تجاری، مکانیسم‌ های مورد نیاز برای تحقق آنها را ساختار می ‌دهد و به شما امکان می ‌دهد نحوه برآورده شدن اهداف سازمان را تجزیه و تحلیل کنید. بینش مدیریت قرارداد همچنین می تواند به شناسایی زمینه هایی برای بهینه سازی درآمد و به حداقل رساندن هزینه کمک کند.

راندمان عملکردی را بهبود می بخشد

بهترین تکنیک های مدیریت قرارداد شامل استفاده از نرم افزارها یا ابزارهای مختلف است که فرآیند مدیریت قراردادها را خودکار می کند. با کاهش تلاش های دستی، کارایی کسب و کار و دامنه خطاها را بهبود می بخشد. پرسنل می توانند بر جنبه های استراتژیک تر مدیریت قرارداد مانند ارزیابی عملکرد قرارداد، شناسایی زمینه های بهبود و غیره تمرکز کنند.

دید را بهبود می بخشد و هزینه را به حداقل می رساند

قوانین حاکم بر مدیریت پیمان با ساختاردهی تعامل یک سازمان با سهامدارانش، به ویژه تامین کنندگان آن، ردیابی معاملات و عملکرد را ساده می کند. دید خرج را افزایش می دهد و شفافیت اینکه دقیقاً پول شما کجا می رود را بهبود می بخشد. هزینه ماوریک یکی از مسائل مهمی است که کسب و کارها را آزار می دهد و دیده شدن بیشتر هزینه ها به شما کمک می کند تا هزینه های غیرقانونی را محدود کنید. با افزایش دید هزینه، مدیریت قرارداد می تواند به شما در شناسایی فرصت های صرفه جویی در هزینه های بالاتر برای سازمانتان کمک کند.

 مزایای مدیریت قرارداد

بررسی سایر قوانین موثر در مدیریت پیمان

دید تامین کنندگان را افزایش می دهد

تامین کنندگان بخش مهمی از تجارت امروز را تشکیل می دهند، زیرا اکثر سازمان ها تامین کنندگان را برای ارائه کالا یا خدمات برای تسهیل عملکرد خود درگیر می کنند. مدیریت قرارداد به ردیابی تامین کنندگان، ارزیابی عملکرد آنها بر اساس معیارهای ذکر شده در قراردادها و ارزیابی ریسک تامین کننده کمک می کند. علاوه بر این، به عنوان مکانیزمی برای ایجاد روابط بلندمدت و مشترک با تامین کنندگان عمل می کند که منجر به هم افزایی ارزشمند می شود.

انطباق را تقویت و بهبود می بخشد

داشتن یک سیستم مدیریت قرارداد که شرایط و ضوابط و رویه های دنبال شده را بررسی می کند، سطح انطباق را در بین ذینفعان مربوطه اجرا و افزایش می دهد. افزایش انطباق ثابت به کاهش تعداد زیادی از خطرات در سازمان کمک می کند. برای اطمینان از مدیریت موثر قرارداد، شناسایی مراحل مدیریت قرارداد ضروری است که می توان از آنها برای استقرار یک سیستم مدیریت قرارداد استفاده کرد. مراحل و چرخه های مدیریت قرارداد ممکن است بر اساس نوع سازمان ها و نحوه عملکرد آنها متفاوت باشد. با این حال، طراحی چارچوب اولیه امکان پذیر است.

- مراحل مدیریت قرارداد

شناسایی اهداف کسب و کارها و تعریف ریسک

قبل از تنظیم یک قرارداد، شناسایی قوانین حاکم بر مدیریت پیمان و اهداف تجاری ضروری است. این امر به ایجاد انتظارات مناسب برای هر دو طرف کمک می کند و همچنین ارزیابی مؤثری را از اینکه چگونه قرارداد قادر به برآورده کردن الزامات سازمان بوده است، ممکن می سازد. علاوه بر این، درک و تعریف ریسک پذیری ذینفعان برای تنظیم انتظارات عملکرد مناسب و به حداقل رساندن احتمال وقوع ریسک در طول چرخه عمر قرارداد بسیار مهم است.

- پیش نویس قرارداد

هنگامی که اهداف و انتظارات کسب و کار شناسایی، تعریف و به درستی ابلاغ شد، فرآیند تهیه پیش نویس قرارداد آغاز می شود. تمام اطلاعات و اسناد پشتیبانی مورد نیاز را جمع آوری کنید، و در صورت داشتن هر یک از آنها، از الگوهای استانداردی که به روز شده و به تمام الزامات قانونی و سازمانی پایبند هستند کمک بگیرید. پیش نویس قرارداد یک فرآیند بسیار مهم است زیرا هر سطح از ابهام ممکن است منجر به زیان های تجاری شود.

 پیش نویس قرارداد

- قرارداد را با ذینفعان درگیر مذاکره کنید

با تنظیم پیش نویس قرارداد، مذاکره بین طرف های ذینفع آغاز می شود. این فرآیند انتظارات هر یک از طرفین از قراردادها را در رابطه با ساختار قیمت‌گذاری، شرایط و ضوابط، حقوق و تعهدات، مفاد ضمانت ‌نامه، تمدید و فسخ و غیره در نظر می‌گیرد. فرآیند مذاکره در حالت ایده آل با توجه به قوانین حاکم بر مدیریت پیمان باید به گونه ای انجام شود که همه طرف های درگیر با شفافیت و اعتماد متقابل ارتباط برقرار کنند. مزیت اضافه شده این است که سازمان می تواند روابط بلندمدت و مشارکتی ایجاد کند و از هم افزایی حاصله برای بهبود عملکرد استفاده کند.

- قرارداد را نهایی و اجرا کنید

پس از پایان مرحله مذاکره، و اصلاح قرارداد به منظور ایجاد هرگونه تغییر مناسب، قرارداد برای تایید به تمام تیم های مربوطه ارسال می شود. برای سازمان ضروری است که گردش کار مناسبی از فرآیند تأیید انواع قراردادها داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که تأییدیه ها مانع چرخه قرارداد نمی شوند. پس از تایید و نهایی شدن قرارداد، اجرای آن توسط کلیه ذینفعان مربوطه بر اساس تمامی مشخصات ذکر شده در قرارداد آغاز می شود.

بهترین روش ها برای مدیریت قرارداد با توجه به قوانین حاکم بر مدیریت پیمان

مدیریت قرارداد (CM) با اجرای قرارداد به پایان نمی رسد. پس از اجرا، اطمینان از اینکه همه ذینفعان درگیر به تعهدات خود در رابطه با عملکرد، زمان ‌بندی، پرداخت ‌ها و غیره عمل می ‌کنند، ضروری است. مسئولیت ‌های مدیریتی، انطباق با تمام مشخصات قرارداد را امکان ‌پذیر می ‌سازد و تضمین می ‌کند که عملکرد قرارداد با الزامات تجاری مطابقت دارد. به ‌علاوه، حسابرسی دوره‌ای همه قراردادها برای اندازه‌گیری عملکرد و شناسایی هرگونه مواجهه با ریسک حیاتی است. ممیزی منظم قرارداد با توجه به قوانین حاکم بر مدیریت پیمان به شما کمک می کند مکانیسم های کاهش ریسک را شناسایی و ایجاد کنید.

برای مفیدتر کردن سیستم CM، می‌ توانید بهترین روش ‌ها را پیاده ‌سازی کنید که تضمین می‌ کند حداکثر سود را از قراردادهای خود به دست آورید:

یک مخزن برای همه قراردادها متمرکز کنید

اطمینان حاصل کنید که سازمان شما همه قراردادها را در یک مخزن متمرکز ذخیره می کند که برای همه ذینفعان مربوطه قابل دسترسی باشد. این به ردیابی اطلاعات قرارداد مانند شرایط و ضوابط، تمدید و غیره کمک می کند.

یک مخزن برای همه قراردادها متمرکز کنید

از همکاری تیمی در طول چرخه عمر قراردادها اطمینان حاصل کنید

در اکثر موارد تجاری، بخش حقوقی بر فرآیند مدیریت قرارداد نظارت دارد. در قوانین حاکم بر مدیریت پیمان اطمینان حاصل کنید که رویه ‌ها یا کانال ‌های ارتباطی برای قراردادها برای نمایندگی ذینفعان وجود دارد. از طریق همکاری و ارتباط بین واحدهای حقوقی و سایر واحدهای تجاری، یک قرارداد نتایج مطلوب را با حداقل خطرات ایجاد می کند. همچنین از وابستگی کامل سایر واحدهای تجاری به تیم حقوقی جلوگیری می کند.

انطباق را در طول چرخه عمر قراردادها فعال کنید

اطمینان از مدیریت انطباق موثر در طول چرخه عمر قراردادها بسیار مهم است. به رعایت الزامات قانونی و شرکتی کمک می کند. ذینفعان مطابق با قرارداد علاوه بر خطرات مختلف از زیان مالی و عملیاتی جلوگیری می کنند.

استانداردسازی فرآیندهای مدیریت قرارداد بدون اجبار سفتی

استاندارد کردن مراحل مختلف CM زمان چرخه و ناکارآمدی های مرتبط را کاهش می دهد. سازمان می تواند الگوهای استانداردی داشته باشد زیرا اکثر قراردادها دارای انواع توافق نامه مشترک هستند. الگوهای از پیش تأیید شده که به طور دوره ای به روز می شوند و به رعایت الزامات قانونی کمک می کند. هر سازمانی باید یک روش مدیریت قرارداد برای واحدهای تجاری داشته باشد تا از یک روش استاندارد برای مدیریت قراردادهای خود پیروی کنند.

اهمیت نرم افزار مدیریت قرارداد با توجه به قوانین حاکم بر مدیریت پیمان

سوال مهمی که سازمان ها باید بپرسند این است که آیا سرمایه گذاری با نرم افزار CM ارتباطی دارد یا خیر؟ ارائه یک نرم افزار مدیریت قرارداد که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد ممکن است کاری پیچیده و زمان بر باشد. اما نرم افزار مناسب می تواند در درازمدت بسیار موثر، کارآمد و سازنده باشد. هنگامی که نرم افزار مدیریت قرارداد چرخه عمر قرارداد سازمان را خودکار می کند، تلاش های دستی که به سمت وظایف تاکتیکی می روند به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. و احتمال خطاهای انسانی نیز همینطور خواهد بود. نرم افزار مدیریت قرارداد همچنین کارایی بالاتری را در هر مرحله از مدیریت قرارداد ممکن می کند و در نتیجه چرخه های قرارداد را کاهش می دهد. نرم افزار CM خودکار مداخله دستی را کاهش می دهد.

نرم افزار مدیریت قرارداد به متمرکز کردن یک مخزن برای قراردادها در یک سیستم ابری کمک می کند، در حالی که به طور همزمان امکان دسترسی راحت تر به اطلاعات مهم قرارداد را برای همه ذینفعان مربوطه فراهم می کند. بنابراین، یافتن، ردیابی و ارزیابی قراردادها با چند کلیک فاصله خواهد داشت.

نرم افزار مدیریت قرارداد همچنین به کاهش ریسک قرارداد و به حداکثر رساندن عملکرد کمک می کند. این اطمینان حاصل می کند که همه ذینفعان مربوطه اعلان های لازم را به موقع دریافت می کنند، به خصوص زمانی که مربوط به تمدید قرارداد، پرداخت ها، ضرب الاجل ها و غیره است. نرم افزار مدیریت قرارداد نیز قراردادهای شما را به مدیریت انطباق پیوند می دهد. علاوه بر این، هوش مصنوعی مبتنی بر اتوماسیون مدیریت قرارداد، تجزیه و تحلیل داده ها را تقویت می کند. از طریق قابلیت های پیش بینی، می توانید بینش های مهمی را از سیستم مدیریت قرارداد، پیش بینی هزینه ها و درآمدها به دست آورید. شما همچنین تشخیص می دهید که چگونه عملکرد خود را هدایت کنید.

اهمیت نرم افزار مدیریت قرارداد

نتیجه گیری

رویه قرارداد نقش های دوگانه را در اجرای قراردادها تعبیه کرده است. برای ایجاد قراردادی که کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین رویکرد را برای به دست آوردن کالاها یا خدمات مورد نیاز ارائه می دهد، با P&CS کار کنید. درک تعهدات و خطراتی که با قرارداد، در نظر گرفته شده است را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که فرآیند مشارکت، الزامات پاسخگویی عمومی، مناقصه رقابتی و الزامات سیاست را برآورده می کند. همکاری با بخش حامی برای مذاکره و توسعه قرارداد بسیار ضروری است. حصول اطمینان از اینکه نقش بازنگری و مدیریت مستمر قرارداد به یک فرد تعیین شده واگذار شده است باید ارزیابی شود. در نهایت تأیید کنید که فرد تعیین شده آگاه است و تعهدات دو طرف در توافق را درک می کند.

انصراف از نظر
فیلترها
Sort
display