مدیریت پیمان پروژه های عمرانی و از آن جمله پروژه های ساختمانی به علت مواردی همچون پیچیدگی های فنی و اجرایی، تنوع تخصص های مورد نیاز، لزوم هماهنگی بین طراحی در فازهای معماری، سازه و تأسیسات و شرایط اجرایی، حجم بسیار زیاد فعالیت ها و تعدد افراد، سازمان ها و صنایع درگیر در یک پروژه، در زمره سخت ترین و چالش برانگیزترین پروژه های صنعتی جهان قرار می گیرند.

اصطلاحات مدیریت پیمان و پیمان مدیریت اغلب با یکدیگر اشتباه گرفته می شوند، یا به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما آنها در واقع مراحل مختلفی از روند کلی قرارداد را نشان می دهند. برای بیان هرچه ساده تر، مدیریت پیمان کاری است که قبل از انعقاد قرارداد انجام می شود و پیمان مدیریت همه کارهایی را که پس از امضاء انجام شده را پوشش می دهد تا اطمینان حاصل شود که موارد قابل تحویل و مهلت مقرر در توافق نامه رعایت می شود.

نکات مؤثر در تفاوت بین مدیریت پیمان و پیمان مدیریت

- مدیریت پیمان

متخصصانی که مسئولیت مدیریت پیمان یک شرکت را بر عهده دارند کار خود را معطوف به برنامه ریزی و اجرای قراردادها می کنند. روند برنامه ریزی اغلب شامل تأمین منابع شرکای پیمانکاری بالقوه است، به عنوان مثال از طریق ارسال درخواست این کار صورت می گیرد. علاوه بر این، مدیران قرارداد در اتخاذ جزئیات ترتیب قرارداد، کار با شرکای احتمالی برای مذاکره در موارد قرارداد مانند قیمت، برنامه های تحویل و انتظارات عملکرد کمک می کنند.

اگرچه با توجه به واژه مدیریت به نظر می رسد این جنبه از چرخه قرارداد اساساً ماهیتی اداری باشد، اما به استراتژی و زیرکی تجاری زیادی احتیاج دارد. عقد قراردادهای منطقی از نظر قانونی برای موفقیت مالی بسیاری از مشاغل حیاتی است، بنابراین یافتن شرکای مناسب و انعقاد قراردادهای عادلانه ضروری است.

- بهترین روش ها برای تهیه برنامه مدیریت پیمان

ایجاد و پیروی از یک برنامه قوی مدیریت پیمان، تیم شما را در موقعیت خوبی برای مدیریت موفقیت آمیز هر قرارداد جدید در طول چرخه عمر توافق قرار می دهد. این سند رسمی باید جزئیات آنچه در طول مدت توافق از هر دو طرف انتظار می رود را به منظور محدود کردن نقض احتمالی قرارداد یا سایر مواردی که منجر به عدم انجام تعهدات قراردادی طرفین می شود، را توصیف کند. هنگام تهیه برنامه مدیریت قرارداد یا پیمان، پنج روش زیر را در نظر بگیرید.

1. دامنه و موارد قابل تحویل را تعریف کنید

اولین گام برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن یک قرارداد یا پیمان، بیان واضح انتظارات، از جمله دامنه و موارد قابل تحویل است. Scope creep موضوعی رایج است که می تواند هر قراردادی را از بین ببرد، بنابراین نوشتن دقیقاً آنچه که قرارداد را انجام می دهد و شامل آن نمی شود به ادامه روند قرارداد کمک می کند.

2. یک جدول زمانی دقیق را وارد کنید

به نظر می رسد جدول زمانی مانند یک داده مشخص باشد، اما برنامه های مدیریت قرارداد باید شامل یک جدول زمانی دقیق برای هر مرحله مهم در طول قرارداد، از جمله تاریخ شروع و پایان پروژه، مهلت های قابل تحویل و به روزرسانی های پیشرفت پروژه باشد.

3. امور مالی را مرتب کنید

برای جلوگیری از اختلافات در قرارداد و حفظ روابط مثبت بین دو طرف، همه افرادی که در روند مدیریت پیمان شرکت دارند باید از شرایط مالی توافق نامه، از جمله ارزش قرارداد، بازه های پرداخت و روند آن برای اطلاع از نیاز به هر گونه هزینه اضافی آگاه باشند ( بسته به نوع قرارداد).

4. کار را برنامه ریزی کنید

برای اطمینان از شفافیت و پاسخگویی، این طرح باید شامل جزئیاتی در مورد نحوه اجرای موارد تحویل قرارداد باشد، از جمله افرادی که روی هر قسمت از قرارداد کار می کنند (از جمله پرسنل داخلی و شخص ثالث، در صورت وجود). داشتن برنامه ای برای سنجش موفقیت در طول قرارداد، هر دو طرف را در یک راستا نگه داشته و در صورت لزوم امکان اصلاح دوره را فراهم می کند.

5- خطرات را پیش بینی کنید

هر قرارداد با خطر همراه است، اما قرار دادن برنامه هایی برای پاسخگویی به این خطرات، می تواند مانع از آسیب ارتباط شود. خطرات احتمالی هر توافق نامه و مراحلی را که باید در صورت وقوع آن وقایع برداشته شود، را مشخص کنید. ایجاد برخی از انعطاف پذیری ها در جدول زمانی و بودجه، باعث می شود تأخیرهای جزئی، غیر منتظره یا جدی پیش گرفته شود.

پیمان مدیریت

پیمان مدیریت پس از اجرای قرارداد و لازم الاجرا شدن آن صورت می گیرد. بنابراین، این کار به منظور اطمینان از رعایت شرایط و ضوابط مندرج در قرارداد و برآورده شدن رضایتمندی کلیه تعهدات قراردادی یک طرف است.در مرحله مدیریت قرارداد، همیشه ممکن است شرایط تغییر کند و این امر نیازمند اصلاحاتی در قرارداد است. البته، تیم مدیریت قرارداد تمایل به همکاری نزدیک با طرف قرارداد را دارد، بنابراین آنها از موقعیت خوبی برخوردار هستند تا بدانند که آیا رابطه مؤثر است یا اینکه به دنبال فرصت های دیگری است. در نتیجه، منطقی است که مدیران قرارداد در ارتباط نزدیک باقی بمانند، در صورتی که آنها در واقع تیم های جداگانه ای در یک شرکت باشند.

- مراحل پیمان مدیریت

دانستن اینکه در هر یک از هفت مرحله اساسی فرآیند پیمان مدیریت چه انتظاراتی دارید، توانایی شما در تأمین نیازهای قرارداد و ارائه نتایج مطلوب را افزایش می دهد:

1. مرحله برنامه ریزی

در طول مرحله برنامه ریزی، شما باید مشخصات مهمترین اهداف پیمان مدیریت تیم خود را مشخص کرده و سپس مشخص کنید که چه نوع روش یا سیستمی به شما کمک می کند تا به آن بپردازید. همچنین می خواهید منابعی را که برای تخصیص به فرآیند مدیریت قرارداد در دسترس دارید، را در نظر بگیرید.

2. مرحله اجرا

پس از دانستن روند پیمان مدیریت خود، می توانید شروع به پیاده سازی ابزارها و سیستم های مورد نیاز برای حمایت از این اقدامات کنید. اگر فقط تعداد کمی قرارداد برای مدیریت دارید، به احتمال زیاد می توانید آخرین مهلت ها، تحویل ها و سایر تعهدات خود را با راه حل های دستی مانند درایوهای مشترک، تقویم ها و صفحه گسترده پیگیری کنید.

اگر نیازهای پیچیده تری در زمینه مدیریت قرارداد دارید، پیاده سازی نرم افزار اختصاصی مدیریت قرارداد را در نظر داشته باشید تا به شما کمک کند توافقات و مهلت های مهم خود را پیگیری کنید. این همچنین زمانی است که همه افراد درگیر در فرآیند پیمان مدیریت شما هستند و باید در مورد راه حل های مؤثر برای قرارداد شما آموزش ببینند تا با استفاده از این نرم افزار کاملاً راحت باشند.

3. مرحله قبل از قرارداد

در مرحله قبل از قرارداد، شما باید از نزدیک با اداره قرارداد همکاری کنید تا جزئیات مهم توافق نامه جدید را درک کنید. این به شما کمک می کند تا برای فرآیند مدیریت قرارداد آماده شوید و هر گونه راهنمای خاصی را در اختیار شما قرار می دهد که به شما در مدیریت مؤثر قرارداد و محصولات قابل تحویل کمک می کند.

4. مرحله تحویل

اگر افراد مذاکره کننده توافق، همان افرادی نباشند که بر خلاف مفاد قرارداد، کار را اجرا و تحویل دهند، ضروری است که یک فرآیند تحویل کامل داشته باشید، که این امر اغلب شامل جلسات اختصاصی برای اطمینان از همسویی و درک مشترک از نقش ها، مسئولیت ها و کالاهای قابل تحویل است.

5. مرحله پیمان

مرحله پیمان زمانی است که کار تعریف شده در توافق نامه اجرا شده و قابل تحویل باشد، افراد امیدوارند که طبق جدول زمانی و بودجه، توافق شده باشد. این نیز یکی از بخش هایی است که نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به شما کمک کند در مسیر خود باشید و بنیاد لازم برای اندازه گیری عملکرد را در طول مسیر به شما می دهد. ویژگی هایی مانند هشدارها و اعلان های خودکار و گزارش های سفارشی به شما اجازه می دهد تا از آخرین مهلت های مربوط به موارد قابل تحویل، پنجره های فسخ و هر تاریخی که تعیین می کنید قابل پیگیری است، مطلع شوید.

6. مرحله قبل از تمدید

به طور معمول، با پایان یافتن قرارداد، شما باید تعیین کنید که می خواهید آن را به طور کامل تمدید کنید، دوباره مذاکره کنید یا آن را فسخ کنید. بیشتر اوقات، جدول زمانی مشخصی وجود دارد که تعیین می کند این اقدامات بدون مجازات چه زمانی ممکن است اتفاق بیفتد، بنابراین به نفع شماست که قبل از تاریخ پایان قرارداد در مورد این سناریوها فکر کنید.

7. مرحله پس از قرارداد یا پیمان

پس از پایان قرارداد، دو وظیفه پس از پیمان مدیریت برای انجام کار وجود دارد. قبل از بایگانی کردن قرارداد خود، شرایط قرارداد را به طور کامل بررسی کنید تا تأیید کنید همه شرایط برآورده شده و فاکتورها تسویه شده اند.سرانجام، انجام کار به شما فرصتی می دهد تا اطلاعات ارزشمندی در مورد قرارداد و روند مدیریت قرارداد خود، از جمله موفقیت ها و کاستی ها را کشف کنید که می تواند به شما در بهبود توافقات آینده خود کمک کند.

بهترین روش های پیمان مدیریت

روش های مختلفی برای دستیابی به پیمان مدیریت وجود دارد و انبوهی از راه حل ها و روش ها برای تحقق اهداف پیمانکاری شما موجود است. در اینجا بهترین روش پیمان مدیریت  وجود دارد که تقریباً در هر شرایطی اعمال می شود، صرف نظر از اندازه و پیچیدگی نمونه کارهای قرارداد شما.

1. تمام قراردادهای خود را در یک مکان نگه دارید

برای مدیریت مؤثر قراردادهای خود باید بدانید که آنها کجا هستند. با نگه داشتن کلیه قراردادهای سازمان خود در یک مکان، دقیقاً می دانید برای یافتن توافق یا ردیابی تاریخ ها، شرایط و سایر جزئیات خاص قرارداد به کجا مراجعه کنید.

2. تنظیم و اندازه گیری KPI های پیمان مدیریت

تنظیم و اندازه گیری KPI های پیمان مدیریت  بهترین راه برای تعیین نحوه عملکرد قراردادهای شما است و به شما راهی می دهد که این اطلاعات را با سهامداران داخلی به اشتراک بگذارید.

مزایای روش پیمان مدیریت:

۱- اگر  مدیر پیمان از ابتدا فاز طراحی در پروژه حضور داشته باشد  با هماهنگی با تیم طراح توانایی دارد تا  تجربیات مربوط به ساخت را در طراحی ها اجرا کند  و در نهایت باعث کاهش زمان، هزینه، اجرایی شدن بهتر طرح ها شود.

۲- با توجه به اینکه نظارت بر عملیات اجرایی پیمانکاران ساخت بر عهده مدیر پیمان می باشد بنابراین نیازی به خدمات نظارتی مهندسین مشاور نیست.

۳- حضور مدیر پیمان موجب به ایجاد هماهنگی مابین پیمانکاران ساخت و رفع مشکلات آنان به لحاظ عدم تداخل کاری  خواهد شد. ارائه خدمات پشتیبانی به پیمانکاران ساخت منجر به تسریع عملیات اجرایی و همچنین پوشش دادن نقاط ضعف آنان می شود.

۴- مدیر پیمان همچون عضوی از تیم کارفرما، تمایلات سودجویانه پیمانکاری ندارد و تنها هدفش جلب رضایت کارفرما و ادامه همکاری با ایشان در پروژه های آتی خواهد بود.

۵- از آنجا که قراردادهای ساخت توسط مدیر پیمان واگذار می شود کلیه ریسک های ناشی از عملیات ساخت به مدیر پیمان منتقل شده و مسؤلیت صحت عملیات اجرایی بر عهده یک پیمانکار واحد خواهد بود.

تفاوت مدیریت پیمان وپیمان مدیریت

در این خصوص  تفاوتی که می توان گفت مدیریت پیمان و پیمان مدیریت با یکدیگر دارند ،  در مدیریت پیمان،  مدیر پروژه درصدی از هزینه های ساخت و ساز را که در ابتدای کار به توافق رسیده باشد را به عنوان حق و الزحمه دریافت می نماید . البته در این میان به برخی از هزینه های اعمال شده ، درصدی به شخص تعلق نخواهد گرفت  که در این صورت باید در بخش شرایط خصوصی ذکر شود. برای داشتن اطمینان خاطر کارفرما، در هر بار پرداخت به شخص درصدی ،به عنوان حسن انجام کار کسر شده و پس از قرارداد و در پایان دوره  تضمین به ایشان تحویل داده می شود.

در اصل مدیریت پیمان روشی از ساخت است که در آن کارفرما، یک شرکت یا یک مهندس، کاردان فنی و فردی که علم ساخت و ساز را داشته باشد را تعیین می کند تا مدیریت اجرای پروژه را بر عهده بگیرد. پیمان مدیریت یا مشارکت در ساخت روشی است که مالک با سازنده برای نوسازی و یا ساخت دوباره سازه مشارکت می کند، در این حالت اصولا آورده مالک، ملکی می باشد که در اختیار خود داشته و سازنده نیز هزینه های جواز و اجرای ساخت را متحمل می شود. به این ترتیب در این نوع قرارداد هیچ مسئولیتی در هیچ بخشی برعهده مالک نبوده و سازنده موظف است تا تمام موارد را انجام داده و تمامی هزینه ها را نیز تامین کند.

سخن پایانی

پیاده سازی نرم افزار اختصاصی مدیریت قرارداد روند مدیریت قرارداد را ساده می کند و اعضای اصلی بخش حقوقی را قادر می سازد تا زمان کمتری را برای کارهای خسته کننده مدیریت قرارداد و زمان بیشتری را برای ابتکارات استراتژیک و با ارزش صرف کنند. مدیریت پیمان و پیمان مدیریت، دو مرحله مختلف از روند قرارداد هستند که دوره های قبل و بعد از امضای قرارداد و لازم الاجرا را شامل می شوند.

جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت آرین تیس مراجعه نمایید.